Código - Automatización n8n de tres emprendedores "LOCOS"
1. Introducción
Este documento describe el flujo automatizado en n8n para la generación de cotizaciones a partir de formularios web, comparándolo con el proceso manual tradicional. Se detallan las etapas, ventajas y mejoras respecto a un sistema no automatizado.
2. Flujo Automatizado en n8n
2.1. Diagrama del Proceso
Recepción de datos (Webhook) → Procesamiento (Function Node) → Generación de PDF (Google Docs) → Envío por Email → Registro en CRM (Airtable)
2.2. Descripción Detallada de Cada Etapa
| Nodo | Función | Tecnología Usada |
|---|---|---|
| Webhook | Recibe datos del formulario web (nombre, email, ítems, etc.) | n8n Webhook |
| Function Node | Procesa los datos, calcula totales, genera número de cotización único | JavaScript (Custom Code) |
| Google Docs | Crea un PDF de la cotización usando una plantilla predefinida | Google Docs API |
| Email Send | Envía automáticamente el PDF al cliente con un mensaje personalizado | SMTP (Gmail, Outlook, etc.) |
| Airtable | Registra la cotización en una base de datos para seguimiento | Airtable API |
3. ¿Qué se Automatiza?
| Proceso Tradicional (Manual) | Proceso Automatizado (n8n) |
|---|---|
| Recepción de datos por email/planilla | Datos capturados directamente desde el formulario web |
| Cálculos manuales (Excel/calculadora) | Cálculos automáticos (subtotal, IVA, total) |
| Redacción manual del documento | Generación de PDF en segundos con plantilla |
| Envío manual por correo | Email automático con PDF adjunto |
| Registro manual en Excel/CRM | Sincronización automática con Airtable/CRM |
4. Beneficios y Mejoras Frente al Proceso Manual
4.1. Reducción de Errores
- Sin errores de cálculo: El sistema calcula automáticamente totales e impuestos.
- Datos consistentes: Elimina errores de transcripción (ej.: correos mal escritos).
4.2. Ahorro de Tiempo
- De minutos/horas a segundos: La cotización se genera y envía en tiempo real.
- Sin trabajo repetitivo: No se requiere copiar datos entre sistemas.
4.3. Mejor Seguimiento
- Registro automático en CRM: Todas las cotizaciones quedan almacenadas y son fáciles de consultar.
- Notificaciones inmediatas: El cliente recibe su cotización al instante.
4.4. Escalabilidad
- Múltiples cotizaciones simultáneas: El sistema puede manejar decenas de solicitudes sin colapsar.
- Integración con otros sistemas: Se puede conectar con ERP, pasarelas de pago, etc.
5. Posibles Mejoras Adicionales
- Aprobaciones automatizadas: Si la cotización supera un monto límite, enviarla a revisión.
- Firma electrónica: Integrar herramientas como DocuSign para aceptación digital.
- Recordatorios automáticos: Enviar seguimiento si el cliente no responde en X días.
6. Conclusión
La automatización con n8n transforma un proceso lento, propenso a errores y repetitivo en uno rápido, preciso y escalable. Esto mejora la experiencia del cliente y libera al equipo de ventas para tareas de mayor valor.